Avant de payer pour un site internet, voici ce que votre devis doit préciser
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Vos données sont sauvegardées. Mais pouvez-vous reprendre votre activité ?
Devis, factures, dossiers clients, fichiers de travail : une sauvegarde devient utile lorsqu’on sait ce qu’elle permet de récupérer, à quelle date et dans quel délai. Voici les questions à poser avant de considérer vos données comme protégées.
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Imaginez : vous arrivez au bureau, et l’ordinateur qui contient les devis, les factures et les dossiers en cours ne démarre plus.
Un collaborateur propose de chercher dans les e-mails. Un autre pense avoir une copie sur une clé USB. Les documents existent peut-être encore, mais personne ne sait lesquels sont à jour.
Si votre outil de travail devenait indisponible demain, que pourriez-vous réellement récupérer ?
La bonne réponse ne se limite pas à « nous avons un disque externe » ou « tout est dans le cloud ». Elle doit préciser les données disponibles, leur ancienneté et les conditions de leur remise en service.
1. Commencez par ce qui doit continuer à fonctionner
Toutes les données n’ont pas la même importance.
Une entreprise peut probablement attendre quelques jours pour retrouver d’anciens supports de présentation. Elle aura davantage de difficultés si elle perd ses commandes en cours, sa comptabilité ou les fichiers nécessaires à la production.
Commencez par une liste courte :
Quels dossiers sont indispensables pour travailler demain ?
Sur quels appareils ou services se trouvent-ils ?
Qui sait y accéder ?
Pensez aussi aux données des logiciels métiers. Copier les documents visibles sur le bureau ne sauvegarde pas nécessairement la base de données d’un logiciel de gestion.
N’oubliez pas les téléphones. Des commandes, des devis et des échanges avec les clients passent souvent par WhatsApp ou par la messagerie : s’ils n’existent que sur un appareil, ils disparaissent avec lui.
Le premier travail consiste donc à repérer ce qui doit être protégé, avant de choisir un équipement ou un abonnement.
2. Distinguez la synchronisation de la sauvegarde
Un dossier synchronisé peut être très pratique. Les modifications effectuées sur un appareil se retrouvent sur les autres.
Mais cette circulation peut aussi concerner une suppression ou une mauvaise modification. Certains services proposent un historique et une corbeille ; leurs possibilités et leurs délais de récupération doivent être vérifiés.
La question n’est donc pas seulement « mes fichiers sont-ils en ligne ? ».
Demandez plutôt : « Si un dossier disparaît aujourd’hui, puis-je retrouver son état d’hier ? Qui peut le faire, et pendant combien de temps ? »
Un service en ligne peut contribuer à votre protection. Il faut connaître ce qu’il couvre réellement.
3. Évitez que l’original et sa copie disparaissent ensemble
Un disque externe posé à côté de l’ordinateur permet certaines récupérations. Mais un vol ou un sinistre dans le local peut emporter les deux.
Un logiciel malveillant peut aussi rendre les fichiers illisibles, puis exiger une rançon : on parle de rançongiciel. S’il atteint l’ordinateur, il peut toucher tous les supports et services accessibles depuis cet ordinateur ou depuis le même compte, y compris un disque branché en permanence ou une sauvegarde en ligne.
Le principe à retenir est simple : au moins une copie doit rester hors de portée de l’ordinateur et des comptes utilisés au quotidien. Selon votre organisation, cela peut passer par :
un support débranché après chaque sauvegarde, idéalement en alternant plusieurs supports pour qu’un incident pendant la copie n’atteigne pas tous les exemplaires ;
une copie conservée dans un autre lieu ;
une solution distante dont les copies ne peuvent pas être effacées ou modifiées avec les accès habituels.
Ces protections se complètent : une copie située dans un autre lieu protège contre un sinistre local, mais reste exposée à une attaque si les mêmes accès permettent de l’effacer.
Conservez aussi plusieurs versions dans le temps. Un problème n’est pas toujours remarqué le jour même : si chaque nouvelle sauvegarde remplace la précédente, une version abîmée peut écraser la dernière version saine.
L’agence américaine de cybersécurité (CISA) recommande notamment de conserver des sauvegardes hors ligne et chiffrées, et de tester régulièrement leur disponibilité et leur intégrité.
Le chiffrement protège une copie perdue ou volée. Il suppose aussi de conserver en lieu sûr le mot de passe ou la clé nécessaires à la récupération : une copie intacte que personne ne peut déchiffrer reste inutilisable.
4. Décidez ce que vous pouvez vous permettre de perdre
Une sauvegarde réalisée le vendredi soir ne contient pas le travail du lundi matin.
Il faut distinguer deux décisions :
Quelle quantité de travail pouvez-vous accepter de ressaisir ?
Combien de temps pouvez-vous rester sans vos outils ?
Prenons un exemple fictif. Une société sauvegarde ses dossiers chaque soir. Une panne survient le lendemain à 16 heures : tout ce qui a été créé ou modifié depuis la veille au soir ne figure pas dans la dernière copie.
Même si celle-ci fonctionne parfaitement, cette perte peut être trop importante pour l’activité.
La fréquence de sauvegarde doit donc suivre le rythme de votre travail. Elle ne se choisit pas uniquement selon les réglages proposés par le logiciel.
5. Tenez compte de la connexion et des coupures
Pour une entreprise au Gabon, le choix doit aussi correspondre aux conditions réelles du bureau.
Si votre connexion est intermittente ou votre débit limité, envoyer de gros volumes vers un service distant peut prendre du temps, en particulier lors de la première copie complète. Les coupures de courant peuvent également interrompre certaines opérations.
Cela ne condamne pas la sauvegarde en ligne. Il faut vérifier que les transferts reprennent, que les échecs sont signalés et que la récupération reste possible dans un délai acceptable : rapatrier toutes les données par une connexion lente peut, elle aussi, prendre longtemps.
Une combinaison de copies locales et distantes peut être pertinente. Elle ajoute toutefois des coûts, des contrôles et des responsabilités : elle doit répondre à un besoin identifié.
Un onduleur peut limiter les conséquences d’une coupure sur les équipements et laisser le temps de les arrêter proprement. Il ne remplace pas une sauvegarde.
6. Testez la récupération avant l’urgence
Le message « sauvegarde réussie » constitue une information utile. Ce n’est pas une démonstration complète de reprise.
Commencez par un test limité, sans écraser les fichiers de travail :
Choisissez un dossier représentatif.
Restaurez-le dans un emplacement distinct.
Vérifiez la date des documents et leur ouverture.
Notez le temps nécessaire et les difficultés rencontrées.
Refaites ce test régulièrement, et après chaque changement important : nouvel ordinateur, nouveau logiciel, nouveau support ou nouvel abonnement.
Pour un logiciel métier, le contrôle doit aller plus loin : retrouver les fichiers ne prouve pas que le logiciel, sa base de données et ses accès fonctionneront ensemble.
La récupération d’un dossier est un premier test. La reprise de l’ensemble d’un système demande une préparation adaptée.
7. Désignez une personne responsable du suivi
Une sauvegarde peut cesser de fonctionner sans que personne ne le remarque : support plein, abonnement expiré, mot de passe modifié ou ordinateur remplacé.
Précisez qui contrôle les résultats, reçoit les alertes et organise les tests.
Prévoyez également comment une personne autorisée pourra retrouver les accès si l’interlocuteur habituel est absent. Conservez les mots de passe dans un gestionnaire de mots de passe ou dans un lieu sécurisé, jamais sur une fiche à la vue de tous.
Une consigne courte, connue et tenue à jour sera plus utile qu’une procédure détaillée que personne ne consulte.
La question à poser cette semaine
Demandez à la personne qui suit votre informatique :
« Pouvez-vous me montrer une récupération récente et m’expliquer ce que nous pourrions remettre en service si notre ordinateur principal devenait inutilisable ? »
Si la réponse reste floue, commencez par clarifier les données prioritaires, les copies disponibles et les accès nécessaires. L’achat vient ensuite.
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Pour approfondir
CISA — #StopRansomware Guide (en anglais)