Solutions & intégration
Documents dispersés, versions incertaines, validations difficiles à suivre : faut-il investir dans une GED ou améliorer vos outils actuels ? Les critères à examiner avant de décider.
Vos équipes cherchent régulièrement des pièces, plusieurs versions circulent et les validations passent par une succession d’e-mails. Une gestion électronique des documents, ou GED, pourrait améliorer ce fonctionnement. Mais faut-il nécessairement acheter un nouvel outil ?
Pour une direction administrative, financière ou informatique, la décision commence par une question : quelles fonctions manquent réellement à l’organisation actuelle ?
Prenons une situation fictive. Pour préparer une relance, la comptabilité cherche une commande, la facture correspondante et le bon de livraison signé. Les pièces existent, mais elles sont réparties entre une boîte mail, un dossier partagé et un classeur.
Cette difficulté peut venir d’un outil insuffisant. Elle peut aussi venir d’une transmission oubliée ou de l’absence de responsable du dossier.
Avant de comparer des logiciels, précisez :
Un fichier modifié récemment n’est pas nécessairement la version approuvée ou signée. Cette distinction doit être claire dans l’organisation comme dans l’outil.
Sans ces réponses, une nouvelle solution risque de reproduire la dispersion existante.
Si votre besoin consiste surtout à partager des fichiers, retrouver les bonnes versions et limiter certains accès, commencez par examiner les fonctions dont vous disposez déjà.
Selon la solution utilisée, un espace documentaire peut proposer un historique des versions, des droits différenciés, des informations de classement et des validations. Ces possibilités doivent être vérifiées et paramétrées ; leur présence dans un abonnement ne signifie pas qu’elles sont correctement utilisées.
Conserver l’existant peut être pertinent si les utilisateurs retrouvent les pièces, comprennent les règles et peuvent réaliser les contrôles nécessaires.
Cela évite une migration inutile. Il faut toutefois chiffrer le paramétrage, la formation et l’administration : conserver un outil ne rend pas son amélioration gratuite.
Le nombre de fichiers ne suffit pas à décider. Examinez plutôt les opérations que vos équipes doivent réaliser.
Ces besoins peuvent justifier une GED dédiée, une évolution de l’environnement existant ou une combinaison des deux.
Demandez une démonstration sur un dossier représentatif de votre activité. Faire suivre une pièce depuis sa réception jusqu’à sa validation sera plus instructif qu’une présentation générale des fonctionnalités.
Scanner les documents ne suffit pas à les rendre exploitables. Il faut vérifier les pages, leur lisibilité et leur association au bon dossier.
Pour rechercher des mots dans une image numérisée, une reconnaissance de caractères — appelée OCR — peut être nécessaire. Sa qualité dépend notamment du document et du scan : elle doit être testée sur vos pièces.
Le projet doit également préciser le devenir des originaux papier. Faites valider les règles de conservation avant de prévoir leur destruction.
La sauvegarde et la restauration doivent être vérifiées séparément, même lorsque le fournisseur annonce qu’elles sont incluses.
Nous détaillons ce point dans notre article sur la sauvegarde et la reprise d’activité.
Au Gabon, la DGI précise que le simple format PDF, image ou papier ne suffit pas à caractériser une facture électronique normalisée : son émission et sa validation relèvent du dispositif E-Fact.
L’organisation du dossier commande, livraison et facturation reste un besoin complémentaire. Une GED ne remplace pas la vérification des exigences fiscales applicables.
De même, un bouton « archiver » ne démontre pas à lui seul les garanties de conservation, d’intégrité et de traçabilité d’une solution.
Le prix des licences ne représente qu’une partie du projet. Demandez ce que comprend la proposition pour :
Le temps consacré par vos équipes à la préparation et aux tests doit aussi être prévu.
Pour vos bureaux au Gabon, vérifiez les conditions concrètes d’exploitation : solution hébergée ou serveur sur site, qualité des accès entre bureaux, interlocuteur d’assistance, modalités de paiement et renouvellement des abonnements.
Une solution sur site demande des moyens d’administration et de maintenance. Une solution hébergée demande de vérifier les accès, les engagements du fournisseur et les possibilités de sortie. Le choix dépend de votre organisation.
Vous envisagez une GED ou vous hésitez après une première démonstration ?
Pour un premier échange, préparez trois éléments :
Cet échange permet de préciser le besoin et les prochaines vérifications. Si une étude est nécessaire, son périmètre, ses livrables et ses conditions sont convenus avant de commencer.
AIXPLOR vous accompagne dans le cadrage et l’intégration d’une réponse adaptée à vos processus, à votre environnement et à votre budget.
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